Getting Things Done

Matteo - 20 ott 2007

Da qualche tempo i geek, notoriamente poco inclini ad abbracciare appieno una religione tradizionale, hanno un'alternativa: il culto del Getting Things Done (GTD).

Il GTD si potrebbe definire una forma di autodisciplina il cui obbiettivo è il controllo di quello che ci succede intorno, di quello che dobbiamo e vogliamo fare (in ambito lavorativo e non solo) per poter meglio gestire il nostro tempo e arrivare più facilmente a dei risultati. I risultati che ci si impone di perseguire e controllare in questo modo vanno da quelli a breve termine fino a quelli "per la vita".

Ciò che rende questa disciplina una sorta di culto dei geek è l'interesse consistente che essa ha suscitato in ambito informatico e che si riflette in modo massiccio sull'impronta di alcuni siti a loro dedicati, come blog e forum tecnici o di programmazione. Ad esempio il GTD è un tema di primo piano in blog come Lifehacker e, ancor di più, lifehack.org.

La disciplina nasce nel 1983 da un'idea di David Allen, il cui libro rappresenta la sacra scrittura di questo culto. Un libro non molto lungo, che si legge in una settimana prendendosela comoda. Un libro che esprime concetti che potrebbero essere espressi più in breve. Ad esempio da una pagina di Wikipedia.

 

Fatta questa doverosa introduzione, veniamo a me. Incuriosito da tutto questo parlare di Getting Things Done, mi sono messo a studiare.

Per quanto non mi senta un fanatico del culto, penso che alcuni principi e concetti del GTD siano in qualche modo rivoluzionari rispetto ad un sistema di lavorare e più in generale fare cose in modo pressoché disorganizzato.

A prescindere da tutte le tassonomie e i modelli proposti da Allen e che meritano senz'altro una certa attenzione, i due punti fondamentali del GTD, quelli che personalmente reputo quelli che fanno la differenza sono:

  • la raccolta e il processamento delle idee;
  • la domanda «qual è la prossima azione?».

Per raccolta di idee intendo l'atto fisico di segnare, da qualche parte, tutto quello che ci passa per la testa, su qualunque argomento, in qualunque momento il pensiero si presenti, anche in momenti in cui stiamo pensando o facendo tutt'altro. Sembra molto banale ma cominciandolo a fare mi sono accorto della differenza tra pensare una cosa e dire «ci ripenso dopo» e scrivere quel pensiero da qualche parte: su un foglietto, sul blocco note, in un programma sul computer. La differenza sta nel fatto che, una volta messo nero su bianco, il pensiero non torna ad assillarmi ogni cinque minuti come una sveglia zittita temporaneamente oppure, peggio, me lo dimentico e "lo perdo". Ecco il concetto di Allen è questo: il pensiero non ci deve più assillare mentre facciamo altro e non lo dobbiamo assolutamente perdere perché potrebbe essere importante.

Un'importanza analoga e direttamente collegata la ricopre il modo in cui, a posteriori, processiamo quell'idea che avevamo segnato. Processare un'idea significa rileggerla, valutarne l'importanza e decidere cosa farne: le alternative sono accantonarla per sempre, "distruggerla" perché in fondo non utile; rimandare il processamento più in là nel tempo per aver modo di raccogliere maggiori informazioni o aspettare di finire altri progetti prima; decidere che l'idea è buona e costruirci sopra un progetto o, come minimo, una azione, da inquadrare all'interno di un progetto più ampio già esistente oppure no.

La trasformazione di idee in azioni è fondamentale e il processo suggerito da Allen mi sembra particolarmente azzeccato. Si tratta di individuare prima di tutto lo scopo e il risultato che sono dietro ad un'idea, quindi di fare un piccolo brainstorming, concluso il quale si organizzano i concetti e si stabiliscono i passi materiali da eseguire per raggiungere lo scopo, dando loro anche un ordine di priorità ed identificando relazioni di dipendenza (estremizzando viene fuori idealmente un GANTT formato dai vari passi). Alla fine del processo si deve avere chiara almeno una azione da eseguire per avvicinarsi allo scopo. La cosa affascinante di ciò è che tutto questo è molto più lungo a dirsi che a farsi! Questi infatti sono i passi che più o meno consciamente tutti effettuiamo per processare tutte le nostre idee: ma vedere questo come un processo sistematico (qualcuno direbbe formale) e, soprattutto, avere cura di tener traccia del processo eseguito per me fa la differenza.

Il secondo concetto fondamentale è la domanda «qual è la prossima azione?». Questa è la domanda che ci si pone normalmente in ogni momento non si abbia già qualcosa da fare: appena arrivati in ufficio la mattina, appena finita un'altra azione, appena concluso il processamento di idee, nel momento in cui ci si libera del tempo all'improvviso perché salta un impegno o perché abbiamo del tempo da passare prima di un appuntamento. La "forza" del GTD sta nel fatto di poter rispondere senza sforzo a questa domanda in ogni situazione, massimizzando quindi la produttività ed evitando tempi morti in cui normalmente si cercherebbe una risposta raccogliendo le idee su tutti i progetti correnti, su tutte le persone che ci si era ripromessi di contattare, ecc.: decisamente non il miglior modo di iniziare una giornata appena arrivati, assonnati, alle 9 in ufficio o con la prospettiva di perdere buona parte del poco tempo che ci separa da un appuntamento.

E qui si rivela il perché questo culto è da geek: solo i geek e i manager con grosse responsabilità e molto lavoro si sognerebbero di adottare un sistema che aumenti la produttività in ufficio. David Allen naturalmente si rivolgeva ai manager americani, immersi in un mondo in cui la competitività è tutto. Al contrario alcuni geek si sono trovati naturalmente attratti dalla disciplina e l'hanno fatta loro, pretendendo di applicarla addirittura alla vita personale (che Allen prende spesso come esempio, nel suo libro, di un altro campo in cui il GTD può essere applicato — ma secondo me ne è poco convinto lui stesso!). Per me non ha senso applicare il GTD al di fuori di alcuni tipi di lavoro (che sia intellettuale e pratico insieme) o di progetti personali impegnativi, in cui sia effettivamente utile raccogliere e processare le idee in modo ordinato.

 

Detto ciò, come applico il GTD? Semplice: con un software. ThinkingRock, precisamente (anche iGTD è interessante, ma solo per Mac). Un software che funziona dappertutto (scritto in Java 1.5) e che segue rigidamente lo schema organizzativo suggerito da Allen. Forse anche troppo: mi permetto di interpretare piuttosto liberamente alcuni concetti utilizzati, ad esempio il senso dei topic o della divisione in progetti.

 

Per il resto ThinkingRock è eccezionale: appena mi viene in mente una cosa, magari mentre ne sto facendo un'altra ("allora vediamo dove sta la funzione… ah ma qui c'è un bug?!"), Alt-Tab su ThinkingRock, F6 (Add Thought…), nota di due righe, Aggiungi ed è fatta! Non devo più pensare a quel bug che ho trovato per caso fino a quando, nel primo momento libero, vado su Process Thoughts… e decido cosa fare dei pensieri raccolti fino a quel momento (questa è l'unica operazione del GTD che può essere più impegnativa e richiedere un po' più tempo).


Seguo quello che sto facendo in ogni momento sul pannello dei progetti. Finita un'azione, la contrassegno come eseguita e attivo la successiva sullo stesso progetto (o ne scrivo di nuove); nel migliore dei casi contrassegno anche il progetto come concluso. Dopodiché decido quale azione svolgere in quel momento. Anche queste sono tutte operazioni elementari, che richiedono un tempo ed un impegno mentale veramente minimo.


Mi piace scrivere del GTD perché sono molto contento di aver deciso di provare ad applicarlo. La prova non richiede un grande impegno e la consiglio a chiunque si trovi in una situazione in cui gli sia richiesto di alternare lavoro pratico (telefonare, scrivere, leggere, digitare…) a lavoro intellettuale (ragionare, decidere…).

Probabilmente quello che trovate qui non è sufficiente a "capire" completamente i passaggi e i processi previsti dal GTD, ma spero di essere riuscito a incuriosire qualcuno: per approfondire usate i link forniti o se, come nel mio caso, avete una curiosità particolarmente forte, leggetevi il libro di Allen. Alternativamente i miei contatti e il form dei commenti sono lì apposta.

 

interessante...

Chris - 2 nov 2007 15:46

...leggerò il libro Matteo mi ha incuriosito e proverò ad applicarlo.
Mai come in questo periodo ho bisogno di qualche "assistente" per i miei progetti.
Ciao ;)
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